Ga je lekker een paar dagen er tussenuit. Of ga je een week op vakantie? Het is netjes om de mensen die jou een mailtje sturen hiervan op de hoogte te brengen. Dat doe je door een out-of-office in te stellen. Wat dat precies inhoudt en hoe je een goede out-of-office instelt vertellen we jou in deze mail! 

Een out-of-office is een bericht dat automatisch wordt verzonden wanneer iemand jou een mail stuurt. Het wordt daarom ook wel een afwezigheidsmelder genoemd. Je kan altijd instelling in het mailprogramma waarin jij werkt. Een out-of-office is niet alleen heel netjes naar je klanten of collega’s toe. Een goede out-of-office zorgt er ook voor dat jij jouw tijd goed benut, het ultieme timemanagement. Want het zorgt ervoor dat je op die manier niet constant berichtjes krijgt op je vakantie met de vraag: waarom heb je nog niet gereageerd? Of nog erger: telefoontjes! 

Waar moet een out-of-office aan voldoen? 

Er zijn een aantal dingen waarop je kunt letten, zodat jouw out-of-office geen vragen oproept. Zo is het altijd goed om in de tekst te laten weten waarom je weg bent en dat je voorlopig niet reageert. Geef ook de datum weer waarop je terug bent van vakantie. Mensen kunnen rond die datum weer een berichtje van je verwachten. 

Geef daarnaast ook door in je out-of-office wat mensen kunnen doen in geval van nood. Nood is voor iedereen anders en daarom is het goed om een back-up plan mee te geven. Denk bijvoorbeeld aan het mailen van een collega. Of – en enkel en alleen als de nood écht heel hoog – mogen ze jou bellen. Vertelt daarbij ook altijd dat ze je dan mogen storen op vakantie. Zo geef je indirect door dat het echt alleen voor noodgevallen moet zijn die niet een paar dagen kunnen wachten. 

Als je terug bent van vakantie moet je uiteraard niet vergeten om de out-of-office er weer af te halen. Controleer ook altijd even of je out-of-office goed is ingesteld. Wil je weten hoe je dat precies doet? Bekijk dan ook even deze video!